E-poslovanje - SWING Informatika

E-poslovanje

 Grad Pula je prva jedinica lokalne samouprave u Republici Hrvatskoj koja je uvela cjelovito elektroničko poslovanje  Proces je počeo 2008. godine uvođenjem sustava za elektronsko upravljanje dokumentima u gradsku upravu  Uveden je sustav tvrtke SWING Informatika d.o.o., koji radi na sustavu IBM Lotus Domino  Sustav je omogudio elektronsko kolanje dokumentacija između odjela gradske uprave, a sve s ciljem bržeg, točnijeg i efikasnijeg poslovanja

SADRŽAJ IZLAGANJA 1. POJAM E-POSLOVANJA 2. PREDNOSTI E-POSLOVANJA 2.1 Ukidanje papirnatog monopola nad informacijom 2.2 Bolja usluga strankama 2.3 Potpuna transparentnost poslovanja 2.4 Unaprjeđenje rada timova i radnih skupina 2.5 Veda efikasnost poslovanja 2.6 Promjena organizacijske kulture

3. E-POSLOVANJE u Puli

1. ELEKTRONIČKO POSLOVANJE •

Elektroničko poslovanje (e-poslovanje) se može definirati kao korištenje informacijske tehnologije za obavljanje poslovnih aktivnosti

•

Elektronički potpis predstavlja niz znakova u elektroničkom obliku koji se uz pomod računala zapisuju na elektronički dokument, da bi se dokazala kako njegova cjelovitost, tako i autentičnost potpisnika

•

Elektronička isprava nastaje činom elektroničkog potpisivanja elektroničkog dokumenta. Potpisivanje se vrši uz pomod digitalnog certifikata pohranjenog na ekartice koju u Hrvatskoj ovlašteno izdaje FINA

•

Vremenski žig je vrsta elektroničkog potpisa kojim se ovjerava točno vrijeme izdavanja ili otpreme elektroničke isprave

2. PREDNOSTI E-POSLOVANJA •

Ukidanje papirnatog monopola nad informacijom

•

Bolja usluga strankama

•

Potpuna transparentnost poslovanja

•

Unaprjeđenje rada timova i radnih skupina

•

Veda efikasnost poslovanja

•

Promjena organizacijske kulture

2.1. UKIDANJE PAPIRNATOG MONOPOLA NAD INFORMACIJOM •

Informacije na papirnatom dokumentu u monopolu su njegova vlasnika

•

Posjedovanje papirnatih dokumenta onemogudava pristup informacijama drugim

osobama kojima su iste potrebne •

Informacije pohranjene na papirnatom mediju usporava procese, komunikaciju i odlučivanje

2.2. BOLJA USLUGA STRANKAMA •

Korespondencija putem elektroničke pošte – brzo, jednostavno, jeftino

•

Uvid u predmet i preuzimanje elektroničkih isprava putem Interneta – korištenjem pristupnog koda

•

Korištenje SMS poruka za obavijesti o promjeni statusa predmeta

2.3. POTPUNA TRANSPARENTNOST POSLOVANJA •

Sve relevantne informacije su trenutno dostupne

•

Smanjuje se mogudnost donošenja pogrešnih odluka na svim razinama

•

Smanjen je manevarski prostor za manipulacije i korupciju

2.4. UNAPRJEĐENJE RADA TIMOVA I RADNIH SKUPINA •

Članovi timova mogu aktivno sudjelovati u radu bez obzira na prostor i vrijeme

•

Različite lokacije i različito vrijeme obavljanja poslova nisu prepreka

•

Sve aktivnosti, dokumenti i radni materijal su trenutno raspoloživi svima

•

Dokumentacija je cjelovita i autentična, a time i neporeciva

2.5. VEDA EFIKASNOST ZAPOSLENIH •

Pretraživanja arhiva, gubljenje podataka, pogreške u radu, nezadovoljstvo, kritike, žalbe, tužbe, sporovi, kao i niz drugih problema u radu nestaju

•

Uz manje napora i problema, postižu se značajno bolji rezultati

2.6. PROMJENA ORGANIZACIJSKE KULTURE •

Kvalitetnija komunikacija…

•

Postavljanje viših ciljeva…

•

Posvedenost rezultatima…

… samo su neke od brojnih pozitivnih promjena.

3. REZULTATI E-POSLOVANJA U PULI Sljededi slajdovi sami po sebi govore o direktnim i indirektnim efektima uspostavljenog elektroničkog sustava upravljanja predmetima i dokumentima.

2008. E-POSLOVANJE - UVOĐENJE SWING PROCESS MANAGERA Gradonačelnik Pule Boris Miletid naglasio je da Grad na ovaj način potvrđuje vodedu poziciju u primjeni novih tehnologija te iskazuje veliku otvorenost za prihvadanje novih znanja.

2009. DOBIVEN CERTIFIKAT ISO 9001 21.04.2009. - Boris Miletid istaknuo kako je stečeni ISO certifikat logičan nastavak pionirskog pothvata uvođenja digitalnog sustava za upravljanje dokumentima e-Pula, razvijenog od strane splitske tvrtke SWING Informatika.

2009. USPOSTAVLJEN BESPLATNI BEŽIČNI PRISTUP INTERNETU - Pula Free Air  u suradnji s Carnetom, Sveučilištem i Udrugom PulaWireless  besplatan pristup Internetu  pokriva najfrekventnija otvorena područja te područja škola i fakulteta  nastavak projekta, širenje ponude sadržaja  Izgradnja vlastite DTK mreže 2012. godine 6 km, u planu 20 km

2011. E-POSLOVANJE - NAGRADA ZA KREATIVNOST I INOVATIVNOST MREŽE ZA RAZVOJ I KREATIVNOST 25.05.2011. - Na svečanoj dodjeli Nagrada za kreativnost i inovativnost u gospodarskom i društvenom djelovanju u zagrebačkom kazalištu Komedija, Grad Pula osvojio je prvo mjesto u kategoriji kreativnog i razvojnog programa gradova zahvaljujudi nedavnom uvođenju eposlovanja u cijelu gradsku upravu. Time je Pula prepoznata kao grad koji je kroz realizaciju razvojnog programa ostvario gospodarski, socijalni i kulturni iskorak kao i mjerljive rezultate.

2012. E-POSLOVANJE - KRISTALNI GLOBUS HRVATSKOG INFORMATIČKOG ZBORA 13.12.2012. Hrvatski informatički zbor je gradonačelniku Borisu Miletidu dodijelio Kristalni globus za doprinos razvitku i primjeni ICT tehnologije i stjecanju informatičkih vještina. Naime, više od 70 zaposlenika, na čelu s gradonačelnikom, te pročelnicima, njihovim pomodnicima, djelatnicima gradske uprave i gradskih poduzeda bilo je uključeno u neki od ECDL programa, što je dosad nezabilježeno u državnoj upravi u Hrvatskoj.

2012. REALIZIRANI PROJEKTI E-RAČUN I E-UPLATNICA Godinu dana nakon uvođenja epotpisa i zaokruživanja eposlovanja, Grad Pula i Vodovod d.o.o. Pula realiziraju projekt uvođenja nove e-usluge e-račun i e-uplatnica.

2012. E-VRTIDI - NAGRADA ZA KREATIVNOST I INOVATIVNOST MREŽE ZA RAZVOJ I KREATIVNOST (2. GODINA ZAREDOM) Projekt e-Vrtidi kojim je Grad Pula pojednostavnio upis djece u ustanove za predškolski odgoj dobitnik je Nagrade za inovativnost i kreativnost u kategoriji Kreativni i inovativni razvojni program jedinica samouprave – gradovi, koju dodjeljuje Mreža za razvoj i kreativnost.

2013. E-VRTIDI – NAGRADA UDRUGE GRADOVA Travanj 2013. – Predstavnici Grada Pule su u prostorijama Komunalne palače predstavili projekt e-Vrtidi kojemu je Udruga gradova u Zagrebu dodijelila priznanja za inovaciju i najbolju praksu u lokalnoj samoupravi.

2013. “ePula SERVIS ZA GRAĐANE” MEĐU NAJBOLJIM INFORMATIČKIM KOMUNIKACIJAMA U CIJELOJ REGIJI Ožujak 2013. - Predstavnici Grada Pule sudjelovali su na regionalnom radnom ICT sastanku “Lokalna vlast u službi građana: jačanje društvene odgovornosti”, koji je u Skoplju organizirala Svjetska banka u suradnji s Institutom za internacionalni prostorni razvoj (I2UD) i Co-PLAN Institutom za razvoj staništa. Pomodnica pročelnika Ureda Grada Lovorka HajdidGolja, u suradnji s voditeljem Odsjeka za informatiku Davorom Sebastijanom i savjetnikom za informatiku Draženom Stepanovom, održala je zanimljivu prezentaciju “e-Pula servis za građane” koju su ostali sudionici ocijenili iznimno dobrim primjerom napredne informatičke komunikacije u cijeloj regiji.

2013. GRAD PULA – NAJŠTEDLJIVIJA GRADSKA ADMINISTRACIJA U HRVATSKOJ Travanj 2013. - Grad Pula spada među najštedljivije gradske administracije u Hrvatskoj, pokazali su podaci Ministarstva financija o poslovanju jedinica lokalne samouprave koje je u svom istraživanju obradio Jutarnji list. U proteklom mandatu Grad je smanjio broj zaposlenika sa 197 na 168, što je nešto više od 16 posto. Unutarnjom preraspodjelom dugoročno su ostvarene značajne financijske uštede, koje u trogodišnjem razdoblju iznose više od 10,2 milijuna kuna.

Hvala na pažnji!