Sesi 3 - Developing IS IT Strategy - UI OCW

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IS/IT Strategy DefiniVon…. • IS strategy defines the organizaVon's requirement for informaVon systems to support the overall strategy of the business.

Developing an IS/IT Strategy  By: Zainal A. Hasibuan  Faculty of Computer Science  University of Indonesia 

Session ObjecEves  •  Understand the process of developing IS/IT  Strategy  •  Understand the components of IS/IT Strategic  Planning Model  •  Understand how to evaluate IS/IT Strategic  Planning 

IS/IT Strategy DefiniEon….  •  IS strategy defines the organizaEon’s requirement  for informaEon systems to support the overall  strategy of the business  •  The IT strategy is outlining the vision of how the  organizaEon’s demand for informaEon and  systems will be supported by IT  •  “An IS strategy brings together the business aims  of the company, an understanding of the  informaEon needed to support those aims, and  the implementaEon of computer systems to  provide the informaEon.  

IS/IT Strategy is part of IS/IT  Strategic Plan  •  Planning for the effecEve long‐term management  and opEmal impact of informaEon—in all its  forms (IS, IT, manual and computer systems,  organizaEonal aspects of the management IS/IT  throughout the business).  •  “The process of deciding the objecEves for  organizaEonal compuEng and idenEfying  potenEal computer applicaEons which the  organizaEon should implement” (Sethi, 88)  •  It is a plan for the development of systems  towards some future vision of the role of IS in  the organizaEon 

The ObjecEves of Developing IS/IT  Strategy  •  •  •  • 

Alignment of IS/IT with the business  Gaining compeEEve advantage  Building cost effecEve  Developing the appropriate resources  IS/IT strategy process IS/IT strategy formulation

IS/IT planning

Tips to Develop IS/IT strategy  •  IS/IT Strategy Process Should Become an  Integral Part of Business Strategy,  Business Plan, and Its ImplementaEon.  •  The primary objecEve to develop IS  strategy is to idenEfy value‐added  porYolio of applicaEons that will have  strategic impact . 

The EvoluEon of the IS/IT Strategy Process:  Technology Focus to Strategic Focus 

Conform these stages with the evolution of IS/IT roles

IS/IT Planning Problems  •  Fail to get top management support  •  Value system does not go throughout  organizaEon  •  Lack of proper person to the job  •  Not having clear‐cut business strategy  •  Fail to anEcipate new IT development  •  Ignorance of environment‐economy,  poliEc, etc 

The Model of Strategic IS/IT  Planning Processes  •  Inputs  –  Internal business environment  •  Current business strategy, objecEves, resources, processes and  culture and values of business 

–  External business environment  •  The economic, industrial and compeEEve climate 

–  Internal IS/IT environment  •  Current IS/IT perspecEve in the business, its maturity, business  coverage and contribuEon, skills, resources and technological  infrastructure 

–  External IS/IT environment  •  Technology trends and opportuniEes and the use made of IS/IT by  external bodies 

The Model of Strategic IS/IT  Planning Processes  •  Outputs  –  IS/IT management strategy  •  The common elements of the strategy that apply throughout  the organizaEon, ensuring consistent policies where needed 

–  Business IS/IT strategy  •  How each unit or funcEon will deploy IS/IT in achieving its  business objecEves.   •  Alongside each of these are applicaEon porYolios to be  developed for business unit and business models, describing  the informaEon architecture of each unit.   •  The porYolios may include how IS/IT will be used at some  future date, to help the units to achieve their objecEves 

–  IT strategy  •  Policies and strategies for management of technology and  specialist resources 

Internal Business Environment

External Business Environment

Internal IS/IT environment Current Applications Portfolio Strategic IS/IT Planning Process

External IS/IT Environment

Planning Approaches, Tools and Techniques

IS/IT Management Strategy

Business IS Strategies

Applications Portfolio

IT Strategy

Model & Matrices

Types of Deliverables from The IS/IT  Planning Processes  •  Hard deliverables  –  The current situaEon  –  The vision and raEonale for what is being put into place— informaEon, systems, technology, people, and so on.  –  The plans for how it is going to be achieved, with the  milestones along the route 

•  So` deliverables  –  Relate to human factors: skill, awareness and moEvaEon. 

Framework for the IS Planning Process Business and Technical Environment

Previous IS/IT Strategy

Initiate Planning Process

Understand the Current Situation and Interpret Business Needs

Define/Update Information and Systems Architecture

Determine Business IS Strategy

Formulate IT Strategy

Prepare Migration Plans and Business Case

Business Strategy and Proposed Development Programmme

IS/IT Strategy and Proposed plans

Other Planning Activities

Ini$ate Planning Process  •  The purpose, objecEves, scope and deliverables are confirmed  The  approach  determined  and  resourced  acquired,  such  as  automated tools  •  Business parEcipants idenEfied and team assembled and trained  ExpectaEons,  such  issues  and  problems  addressed,  and  risk  management proposals put into gear  •  Process steering and management mechanisms created  How the work will interface with and feed into business planning  •  The people to be interviewed, or who are needed to parEcipate  in group sessions are idenEfied  Plan  for  the  work,  tasks,  Eming,  roles  and  responsibiliEes,  and  checkpoints defined. 

Understand the Current Situa$on and  Interpret Business Need  •  Analysis  of  the  business  strategy,  objecEves,  criEcal 

success factors (CSFs), criEcal problems, and processes, in  order  to  determine  the  current  situaEon,  and  its  strengths  and  weaknesses,  and  the  informaEon  needs  and  thus  the  focus  for  investment  in  systems  to  meet  these.  •  EvaluaEon  of  the  current  IS/IT  operaEon  –  its  systems,  informaEon  provision,  resources,  organizaEon,  skills  and  services,  to  determine  coverage  and  contribuEon  and  where improvements would be beneficial.  •   InnovaEve analysis of the external and internal business  environment to idenEfy potenEal applicaEons of IS/IT. 

Determine the Business IS Strategy The accumulated business IS demand is turned into recommendations for the deployment of IS/IT throughout the organization and at SBU level.

Define Informa$on and System  Architecture  •  This step takes the results of   the analysis  of  procedures  and  informaEon  needs  in  order  to  build  a  proposed  business  model  for the business.   •  It represents the future “ideal” in process,  informaEon  and  system  terms,  and  is  needed  to  plot  a  direcEon  when  developing migraEon plans. 

Formulated IT Supply Proposals  IS strategy and the IT supply proposals can be fed back into  the business strategy, for consideraEon and consolidaEon  to occur, and senior business management to decide on  the likely candidates for the   investment programme for  the business.  For  IS/IT  management,  it  means  that  the  strategy  can  be  firmed  up  to  give  a  clearer  direcEons  for  where  IS  is  aiming to go.   Outline plans can the be constructed to give a route map,  and milestone for the main iniEaEves.  

Business IS Strategy  •  It states how the business will deploy IS/IT in  achieving its objecEves.  •  To link IS/IT firmly to the business strategy  •  It states the applicaEons and services  requirements for the SBU 

Give an example of Business IS Strategy??

IT Strategy: Management of Supply  •  To define how resources and technologies will be  managed and developed to saEsfy business IS  strategies.  •  It consists of:  –  ApplicaEon porYolio management  –  OrganizaEon of IS/IT  –  Managing the info resources and provision of info  services  –  Managing investment, prioriEzaEon and benefits  –  Managing applicaEon development  –  Managing technology  Give an example of IT Strategy??

IS/IT Management Strategy  •  Apply throughout the organizaEon, ensuring  consistent policies where needed  •  It covers:  –  Scope and raEonale  –  IS/IT organizaEon  –  Investment and prioriEzaEon policies  –  Vendor policies  –  Human impact policies  –  IS accounEng policies  Give an example of IS/IT Management Strategy??

Success Criteria in Developing IS/IT  Strategy 

EvaluaEon of IS/IT Strategic Plan:  Success Criteria  •  •  •  •  •  •  • 

Improve performance  Gaining compeEEve advantage  Align IT investment with business strategy  Becer communicaEon  Improve management commitment  Becer allocaEon of IT resources  Becer IT forecasEng requirement   Try to quantify the success criteria for old vs. new system??

Factors affecEng IS/IT Development  •  •  •  • 

External business   External technology  Internal business  Internal technology 

Give examples on how those factors affect IS/IT Development ??

Context of IS/IT Strategy

Objectives of IS/IT Strategy Formulation and Planning

Discussion on the end of Chapter 3   What is IS/IT Strategy?   Why Developing IS/IT Strategy?   How IS/IT Strategy fits in Business Strategy?   Who in charge developing IS/IT Strategy?   What are steps to develop IS/IT Strategy?    How do you evaluate the success of IS/IT strategy